Empreender no Brasil envolve diversas etapas burocráticas. A regularização da empresa é uma das mais importantes, pois garante o funcionamento legal do negócio e evita problemas futuros com o Fisco. Muitos empresários, no entanto, negligenciam essa fase ou cometem erros que podem resultar em multas e complicações jurídicas.

Para evitar surpresas fiscais e operar de forma segura, é fundamental entender o processo de regularização e seguir cada etapa corretamente. Neste artigo, você encontrará um passo a passo detalhado para formalizar sua empresa e manter suas obrigações fiscais em dia.

Por que a regularização da empresa é essencial?

Antes de entrar no passo a passo, é importante entender por que a regularização é indispensável. Em primeiro lugar, uma empresa formalizada tem acesso a diversos benefícios, como emissão de notas fiscais, obtenção de crédito e participação em licitações. Além disso, a legalização protege o empreendedor de penalidades legais e problemas com órgãos fiscalizadores.

Sem a devida regularização, o empresário pode enfrentar autuações fiscais, pagamento de tributos retroativos e até o fechamento do negócio. Portanto, seguir as normas desde o início é a melhor maneira de evitar dores de cabeça e garantir o crescimento sustentável da empresa.

Agora que a importância da regularização está clara, vamos ao passo a passo!

Defina o tipo de empresa e o regime tributário

O primeiro passo para regularizar um negócio é escolher o tipo de empresa e o regime tributário mais adequado. Essa decisão impacta diretamente os impostos a serem pagos e a estrutura contábil da empresa. Os principais tipos de empresas são:

• MEI (Microempreendedor Individual): Ideal para pequenos negócios com faturamento de até R$ 81 mil por ano e apenas um funcionário. A tributação é simplificada, mas há restrições quanto às atividades permitidas.
• Empresário Individual (EI): Indicado para quem quer atuar sem sócios, mas com um faturamento superior ao do MEI. Nesse caso, o empresário responde com seu patrimônio pessoal pelas dívidas da empresa.
• EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada): Permite a abertura de uma empresa sem sócios, protegendo o patrimônio pessoal. Entretanto, exige um capital social mínimo de 100 salários mínimos.
• LTDA (Sociedade Limitada): Modelo mais comum para empresas com sócios. A responsabilidade de cada um é limitada ao valor investido no negócio.

Após escolher o tipo de empresa, é necessário definir o regime tributário. As opções mais utilizadas são:

• Simples Nacional: Tributação simplificada para empresas com faturamento de até R$ 4,8 milhões por ano. Unifica impostos e reduz burocracia.
• Lucro Presumido: Indicado para empresas que faturam até R$ 78 milhões por ano. Os impostos são calculados com base em uma margem de lucro presumida pelo governo.
• Lucro Real: Necessário para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões ou atividades específicas. Os impostos são calculados sobre o lucro líquido, exigindo uma contabilidade mais detalhada.

A escolha correta evita o pagamento de tributos desnecessários e facilita a gestão financeira.

Registre a empresa na Junta Comercial

O próximo passo é registrar a empresa na Junta Comercial do estado onde ela atuará. Esse processo envolve a elaboração do Contrato Social, um documento essencial que define as atividades da empresa, a participação dos sócios (se houver) e outras regras internas.

O registro na Junta Comercial confere personalidade jurídica à empresa, tornando-a apta a exercer suas atividades legalmente.

Obtenha o CNPJ junto à Receita Federal

Com o registro na Junta Comercial, é hora de solicitar o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) na Receita Federal. O CNPJ funciona como o CPF da empresa e é essencial para a emissão de notas fiscais, abertura de conta bancária e pagamento de impostos.

O pedido pode ser feito pelo site da Receita Federal, e o prazo para liberação varia de acordo com o estado e a categoria da empresa.

Inscreva-se na prefeitura e no estado

Dependendo do tipo de atividade exercida, a empresa pode precisar de registros adicionais:

• Inscrição Estadual: Necessária para empresas que comercializam produtos físicos. Esse registro permite a emissão de notas fiscais e a apuração do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
• Inscrição Municipal: Exigida para empresas prestadoras de serviços. Com ela, o empreendedor pode recolher o ISS (Imposto Sobre Serviços) e operar dentro das normas do município.

Cada cidade e estado possui regras específicas, então é importante verificar as exigências locais.

Obtenha alvarás e licenças obrigatórias

Muitas atividades empresariais exigem alvarás de funcionamento e licenças específicas para operar. Entre os principais estão:

• Alvará de Funcionamento: Emitido pela prefeitura, autoriza a empresa a operar no local escolhido. Algumas cidades exigem uma vistoria para garantir que o imóvel atende às normas urbanísticas.
• Vigilância Sanitária: Necessário para negócios ligados à saúde, alimentação, estética e produtos químicos.
• Licença Ambiental: Exigida para atividades que possam causar impacto ambiental, como indústrias e empresas do setor agrícola.
• Registro em Conselhos Profissionais: Advogados, contadores, médicos e outras profissões regulamentadas devem registrar a empresa no respectivo conselho de classe.

Não obter essas licenças pode resultar em multas e até mesmo no fechamento do estabelecimento.

Contrate um contador especializado

O suporte de um contador é indispensável para a regularização da empresa e a gestão fiscal. Esse profissional auxilia na escolha do regime tributário, no cumprimento das obrigações fiscais e no envio de declarações obrigatórias.

Além disso, o contador garante que a empresa esteja sempre em conformidade com a legislação, evitando problemas com o Fisco. Mesmo para MEIs, contar com uma assessoria contábil pode trazer benefícios e ajudar no crescimento do negócio.

Mantenha a regularidade fiscal da empresa

Após concluir o processo de abertura, a empresa precisa cumprir suas obrigações fiscais regularmente. Isso inclui:

• Emissão correta de notas fiscais;
• Pagamento de tributos dentro dos prazos;
• Envio de declarações obrigatórias (como a DEFIS para empresas do Simples Nacional e o SPED para outras categorias);
• Manutenção da contabilidade organizada.

Empresas que não cumprem essas obrigações correm o risco de serem multadas e, em casos extremos, terem o CNPJ suspenso.

Conclusão

A regularização de uma empresa é um processo essencial para garantir sua legalidade e evitar surpresas fiscais. Seguir cada etapa com atenção permite que o negócio opere de forma segura e aproveite todas as vantagens da formalização.

Desde a escolha do tipo de empresa e regime tributário até a obtenção de licenças e cumprimento das obrigações fiscais, cada passo é fundamental para o sucesso empresarial. Além disso, contar com um contador especializado facilita o processo e reduz os riscos de problemas com o Fisco.

Se você está iniciando um negócio, não deixe a regularização para depois. Quanto antes sua empresa estiver legalizada, maiores serão as oportunidades de crescimento e estabilidade no mercado.